Necesidad empresarial
El sistema de nóminas AS400 del cliente se desarrolló hace tres décadas y, aunque durante estos años se ha mantenido y actualizado, ya no es adecuado para la escala y complejidad de las actividades de la empresa. Esta tecnología obsoleta ha provocado problemas en las tareas de mantenimiento y actualización, hasta el punto de que el sistema supone un riesgo operativo. Por ello, el cliente se encuentra ante la inevitable necesidad de implantar un nuevo sistema.
La magnitud de esta medida y el número de personas al que afecta es muy grande, ya que se trata de una de las mayores empresas españolas, tanto por el número de trabajadores como por los distintos tipos de convenios colectivos vigentes. Además, una vez que se inicie el proceso de conversión, no pueden producirse fallos ni interrupciones en el sistema, pues se trata de una función esencial en los procesos del cliente.
El desafío consiste en presentar al cliente una solución SAP HCM compatible con todos los procesos de nóminas para sus empleados españoles y, además, ofrecerle información detallada sobre la arquitectura propuesta, los plazos probables de implantación, la integración de sus antiguos sistemas con la nueva solución, etc.
Para asegurarse de que la solución cumple con las expectativas del cliente, NTT DATA tenía que configurar y desarrollar 24 casos de procesos que permitieran determinar su funcionamiento. Para ello se realizaron varias sesiones de trabajo en colaboración con los departamentos de nóminas y tecnología del cliente, a fin de que comprendieran plenamente el alcance y la arquitectura de la solución propuesta. Estas sesiones fueron necesarias para comprender perfectamente los procesos de cálculo de las nóminas, tanto desde el punto de vista funcional como técnico, y para poder identificar otros procesos que pudieran verse afectados por el cambio. Además, las sesiones tenían que ofrecer tanto una prueba de concepto de la solución como una garantía para el cliente de que las operaciones no se verían interrumpidas.
Con más de dos décadas de experiencia, NTT DATA ofrece servicios de consultoría para garantizar una transición fluida hacia el futuro digital.
Solución
La solución propuesta, SAP HCM, presta servicios estratégicos de RR. HH., nóminas y gestión a través de una interfaz de usuario intuitiva y un análisis de datos exhaustivo. Para demostrar tanto las prestaciones de la solución como su adecuación a las necesidades específicas del cliente, en este caso concreto, y como prueba de concepto, se desarrollaron y demostraron 24 estudios de procesos distintos. Desde la contabilidad y la integración de Meta4 hasta las bajas y la gestión de los empleados en el extranjero.
Dado que las nóminas están estrechamente integradas con otros procesos del grupo, también se evaluó el impacto que tendría la solución SAP en las actividades administrativas del cliente. De este modo, el cliente comprendería mejor los cambios en los procesos empresariales y las interfaces de nóminas, y se familiarizaría con la arquitectura de la solución.
Para demostrar que la transformación sería una transición fluida, sin interrupciones operativas, se diseñó una estrategia para implantar con éxito el nuevo sistema de nóminas en todas las empresas españolas del cliente.
Resultados
La prueba de concepto demostró claramente al cliente que la transformación sería eficaz y fluida, y que se llevaría a cabo sin retrasar las actividades empresariales diarias. Se consiguieron resultados satisfactorios en los 24 casos de procesos y también se avalaron otros aspectos de la herramienta solicitados por el cliente.
El proceso demostró que SAP HCM era una solución adecuada para la transformación. Su utilidad y flexibilidad quedaron probadas no solo en los 24 procesos identificados, sino también a la hora de abordar problemas cotidianos e inevitables de los sistemas de nóminas, como las ausencias imprevistas del personal. El cliente también ha podido ver con claridad cómo la solución propuesta resuelve cuestiones relacionadas con el "cómo": cómo facilitar la información necesaria a las entidades jurídicas, cómo cumplir correctamente con sus obligaciones de divulgación de información, etc.
El éxito de las pruebas reveló cómo, a través de SAP PO, el cliente saldría ganando con la integración de SAP HCM en sus prácticas contables y otras funciones. También se demostró la agilidad extra que ganaría en sus procesos de nóminas, el nivel de automatización de procesos que podría aprovechar para asignar el mismo personal a otras tareas y la reducción de los tiempos en todos sus procesos principales.
En el aspecto humano, se enseñó al cliente a utilizar el nuevo sistema con una serie de manuales y unos 40 vídeos, diseñados para demostrar cómo funcionan todas las herramientas de la solución SAP HCM y lo fácil que es utilizarlas. Esto incluyó un vídeo de formación de una hora de duración sobre procesos internos de la empresa y cuatro recursos de formación técnica de dos horas de duración para el área de TI.
Por qué elegir NTT DATA
NTT DATA es un socio experto en SAP HCM y procesos de nómina, es decir, que puede ofrecer a sus clientes una perspectiva general y amplios conocimientos sobre los nuevos procesos de nóminas SAP. NTT DATA y el cliente colaboran en otros proyectos técnicos relacionados con SAP.
Es importante destacar que NTT DATA aporta un punto de vista fresco y sin prejuicios sobre las necesidades del cliente, con una propuesta de solución que combina diferentes unidades de negocio en un enfoque holístico que no se reduce a los requisitos técnicos, sino que tiene en cuenta la experiencia del usuario y la funcionalidad ampliada.
En este sentido, NTT DATA combina su visión empresarial y de negocio con sus conocimientos técnicos y su experiencia, lo que significa que, incluso en casos complejos como este, ofrece soluciones reales con un diseño de arquitectura realista y plazos razonables.
Por último, gracias a la presencia internacional de NTT DATA, los equipos locales podrían encargarse del futuro despliegue de la transformación de SAP HCM en otros países.
NTT DATA combina una visión empresarial y de negocio con una asombrosa experiencia técnica para ofrecer soluciones para fines reales.
Próximas acciones
Gracias a la orientación de NTT DATA, el cliente ha podido confiar en la solución y ya ha comenzado a implantar SAP HCM en todas sus empresas en España, proceso que previsiblemente durará 24 meses. Están bien preparadas para emprender transformaciones similares para proyectos internacionales de nóminas y es probable que emprendan una revisión de sus sistemas de administración de personal con vistas a aplicar una transformación similar.
Tras haber recibido datos claros y pruebas de concepto sobre las ventajas de la transformación digital, el cliente puede planificar la reestructuración de otras áreas de HCM con confianza y pleno conocimiento de los riesgos, el impacto digital y los costes.