La tecnología es solo un medio. La verdadera revolución viene de cómo utilizamos esa tecnología para mejorar y optimizar procesos y obtener resultados que permitan crecer. Y los datos se convierten en imprescindibles para la toma de decisiones realistas que mejoran la predictibilidad del negocio. Un sistema inteligente de procesamiento de datos (a partir de ahora IDP, del inglés Intelligent Document Processing) es actualmente una ventaja competitiva que no solo permite ofrecer una oferta más personalizada a los clientes, sino que además optimiza procesos para focalizarse en lo realmente importante: la atención al cliente.
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?
Chats, hojas de Excel, presupuestos, correos electrónicos, PDF’S, nóminas, escrituras, contratos… Sea como sea las empresas son grandes máquinas generadoras de documentos con un valor extraordinario… siempre que toda esa información sea leída, entendida, ordenada, organizada y accesible.
El IDP hace ese trabajo tedioso que puede llegar a ser interminable y elimina la variable error humano de la ecuación. Se trata de un sofisticado sistema de digitalización y procesamiento de datos capaz de capturar, extraer, procesar, filtrar y ofrecer los resultados requeridos a partir de una gran variedad de documentos y formatos. Y en un tiempo récord.
¿Cómo funciona el procesamiento inteligente de documentos?
Los datos estructurados (por ejemplo, hojas de Excel o bases de datos) suelen ser fáciles de procesar. La dificultad la presentan los datos no estructurados (por ejemplo, datos meteorológicos o facturas) que gracias al IDP se convierten en datos útiles. Así de simple.
Esto se consigue a través de innovadoras tecnologías de Inteligencia Artificial (AI), como la clasificación de aprendizaje automático, el procesamiento natural del lenguaje (NLP), el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), las ontologías, la arquitectura de microservicios y la desambiguación de conceptos.
Además, las herramientas de IDP se pueden integrar en todos los procesos de cualquier empresa, ya que se trata de productos transversales capaces de adaptarse a cualquier caso de uso, función empresarial o industria.
Por eso tiene el potencial para revolucionar cualquier empresa, transformando y automatizando tanto las operaciones de front-office como las de back-office con nuevos y extraordinarios niveles de eficiencia, productividad y servicio.
Front Office: cómo aprovechar el procesamiento inteligente de documentos para las operaciones de atención al cliente
Los beneficios del procesamiento y automatización inteligente de documentos de operaciones de atención al cliente o front-office son múltiples: suscripciones, obtención de datos personales, respuestas automáticas a solicitudes de clientes y servicio ágil de atención al cliente, identificación de oportunidades de venta cruzada…
En el caso de empresas de seguros, por ejemplo, disminuye los costes, ya que optimiza las operaciones y mejora la productividad a través de procesos repetitivos automáticos, liberando a las personas para dedicarse a tareas que aporten valor al proceso.
Por ejemplo, una plataforma de procesamiento inteligente de datos, usando ontologías y modelos del lenguaje, es capaz de entender el contenido de una póliza de seguros de viaje para, ante una reclamación, poder dar una respuesta.
A priori, el usuario haría la reclamación al seguro. En el caso de contratar una plataforma de procesamiento inteligente de datos, la petición se haría directamente a la plataforma. Esta entendería la reclamación, la clasificaría en base a las diferentes secciones incluidas en la póliza de seguros, verificaría la cobertura, buscaría conceptos y verbos claves en el texto para responder a la pregunta inicial… y, simplemente, contestaría. De manera rápida, eficiente y exacta.
Back office o cómo impulsar las operaciones administrativas mediante el procesamiento inteligente de documentos
En el back-office (funciones administrativas), los beneficios del procesamiento y automatización inteligente de documentos son notables: captura y clasifica impresos, escritos a mano, algunos con firmas… aumentando la eficiencia operativa y mejorando el cumplimiento de normas y directrices internas.
El procesamiento inteligente de documentos extrae, por ejemplo, datos de formularios de incidencias y calcula daños y bajas, verifica coberturas, da una información real sobre el número de reclamaciones, frecuencia, gravedad, tipo y estado, ofreciendo una visión panorámica que no se tendría sin el procesamiento inteligente de datos.
Una vez más, bajemos al terreno de juego y volvamos a ponernos en la piel del sector seguros. En este caso, existe una normativa interna muy estricta que el procesamiento de datos no puede comprometer. De hecho, se trata de un sector con una gran variedad de procesos manuales relacionados con documentos de papel de diferentes naturalezas muy propenso, por su gran complejidad, a los errores humanos.
El procesamiento de datos inteligente facilita el cumplimiento de la normativa y elimina estos errores.
Imaginemos el extravío de cientos de maletas por parte de una compañía aérea. El IDP además de dar respuesta a las reclamaciones de los usuarios, podría ofrecer velocidad y precisión, permitiendo a las empresas sentirse seguras en las decisiones y respuestas dadas.
La IA y el IDP abren un abanico de posibilidades a las empresas. Además de la eficiencia operativa y la reducción de costes, les permite repensar su modelo de negocio y modus operandi, ofreciendo a sus clientes/usuarios una experiencia digital a la altura de sus expectativas y necesidades.
La solución Dolffia para transformar las operaciones de su empresa
Dolffia (Syntphony) es la plataforma de procesamiento de documentos basada en IA de NTT DATA que le puede ayudar a conseguirlo; capaz de entender, aprender y sugerir acciones para desbloquear la información proveniente de cualquier fuente de información no estructurada. Además, Dolffia es un producto transversal capaz de adaptarse a cada caso de uso, empresa o sector.
Thomas Hobbes (1588-1679) vaticinaba ya que “quien tiene la información, tiene el poder”. Hoy en día, sin quedar caduca, esa frase debería reformularse: “quien tiene la información (leída, organizada y controlada), tiene el poder”. Y es que, con los datos correctos, la IA y una plataforma de procesamiento de datos potente, la eficiencia empresarial y, por tanto, el crecimiento, están más cerca.