Puede ser que estemos rodeados de decenas, centenares, tal vez miles de documentos. También que es importante poder leer, ordenar, clasificar y, por supuesto, entender toda esa documentación para poder dar una respuesta rápida y válida a nuestros clientes. O para poder hacerlo antes de que lo haga nuestra competencia. Para no morir en el intento la Inteligencia Artificial (IA) y las capacidades cognitivas maximizan el procesamiento de documentos.
A medida que se digitalizan los procesos y la documentación aumenta, se requieren comprobaciones que analicen si la información es fiable. Por ejemplo, las empresas de servicios necesitan confirmar que los datos son correctos cuando quieren dar de alta a un nuevo cliente. Estos IDP (Intelligent Document Processing) solucionan en muchos casos el trabajo manual ahorrando tiempo, errores y mejorando enormemente las expectativas de los clientes.
Procesamiento cognitivo de documentos y sus beneficios
El proceso cognitivo no es más (ni menos) que las operaciones mentales que realiza el cerebro para procesar la información que recibe: la almacena, la analiza y toma decisiones. En el caso de documentos este se realiza a través de una plataforma integrada basada en la IA y que funciona de un modo muy similar: digitaliza (almacena), procesa (analiza) y ejecuta (toma decisiones).
Pero lo hace, además, tanto de información estructurada como no estructurada. De hecho, la diferencia principal entre el procesamiento de datos tradicional y el procesamiento de datos cognitivo actual es que, en el primer caso, la plataforma es capaz de realizar tareas repetitivas siempre bajo criterios muy definidos. Sin embargo, en la automatización cognitiva, se pueden procesar datos muy complejos y no estructurados.
Por ejemplo, puede tratarse de un documento PDF, una imagen o un manuscrito; la plataforma utiliza tecnología de automatización cognitiva para leerlos (a una velocidad extraordinaria), extraer los datos requeridos y, lo que es más importante, pasa a analizar cualitativamente la información, pasando de la pura racionalidad al “pensamiento reflexivo”.
Además, al optimizarse procesos manuales repetitivos, estas plataformas aumentan el rendimiento del negocio, reducen los errores humanos y permiten que los empleados se concentren en tareas que sí requieren totalmente su atención e intelecto.
Procesamiento cognitivo de documentos vs. Automatización robótica de procesos (RPA)
El procesamiento cognitivo de documentos captura los datos de cualquier documento, sabe extraer la información más importante y la organiza. Las herramientas de RPA necesitan datos filtrados y ordenados para poder realizar su tarea: ejecutar procesos.
La automatización robótica de procesos (RPA) es un método de automatizar procesos principalmente transaccionales (facturación, nóminas, cuentas por cobrar, inventarios…). Se trata de un software ideado para realizar trabajos digitales cuyo comportamiento se programa a partir de un sistema de reglas que, tras un primer entrenamiento, se ejecutan de manera autónoma, rápida, eficaz e ininterrumpidamente las 24 horas del día.
La RPA permite realizar tareas relativamente sencillas como copiar y pegar, hacer cálculos, mover archivos o extraer datos. Y es una parte muy importante del procesamiento cognitivo de documentos (aprendizaje automático y procesamiento de lenguajes naturales).
En cambio, el procesamiento cognitivo de documentos es fundamental en situaciones complejas de automatización de procesos en los que la RPA no es suficiente. Entre otros motivos porque la mayoría de la información existente se extrae de fuentes de datos no estructurados.
Por ejemplo, el procesamiento cognitivo de documentos es capaz de simplificar contenido de forma automática. En el caso de la administración pública esta herramienta es clave: procesa información muy técnica, la entiende y genera preguntas y respuestas (FAQS) sobre dicha información de manera automática, facilitando la interacción con los usuarios. También es capaz de simplificar el lenguaje jurídico/técnico de las resoluciones de la administración para hacerlas más entendibles por el ciudadano.
¿Cómo aprovechar el procesamiento cognitivo de documentos?
La Inteligencia Artificial (IA) puede aplicarse para realizar cálculos sencillos o para tomar decisiones cognitivas de gran relevancia. Pero, sobre todo, automatiza y simplifica largos y complicados procesos de captura de información. La integración de la IA y la RPA permite a las empresas incrementar exponencialmente sus posibilidades, remodelar su modelo de negocio e incluso transformar industrias enteras.
Se trata de un acelerador tecnológico capaz de transformar cualquier proceso, permitiendo a las empresas aumentar su competitividad.
En los últimos años las empresas han aumentado exponencialmente sus gastos de automatización y captura de información. Es el caso, por ejemplo, de las empresas del sector financiero, cada vez más enfocadas en la automatización cognitiva. A medida que la tecnología mejora, las tareas pueden realizarse más rápido y de manera más eficiente. Por eso, las empresas que no integren la robótica en la automatización cognitiva para realizar sus distintas operaciones se encontrarán en gran desventaja.
La solución Dolffia: la plataforma de procesamiento de documentos cognitivos basada en la IA
El tiempo que se dedica a tareas mecánicas, largas y tediosas como la clasificación manual de documentos o la obtención de datos de fuentes no estructuradas es totalmente reemplazable. Monitorizar el procesamiento de documentos de manera rápida y medible permite extraer información de documentos de identidad, certificados médicos, contratos, billetes, facturas, nóminas, documentos legales, manuales de usuario…
Dolffia (Syntphony) es la plataforma de inteligencia artificial para el procesamiento de documentos alojada en AWS que clasifica automáticamente diversos tipos de documentos y extrae la información que contienen con gran rapidez y precisión.
Es una solución de captura de datos cognitivos “todo en uno” que se adapta a cada cliente o a cada caso de uso, gracias a una de sus características más interesantes: no es un producto cerrado. Su transversalidad le permite adaptarse a cualquier sector o empresa en cualquier parte del mundo.
Se trata de una plataforma de procesamiento de documentos basada en IA de NTT DATA, capaz de entender, aprender y sugerir acciones para desbloquear la información proveniente de cualquier fuente de información no estructurada de manera rápida, adaptable, precisa, rentable, sin riesgos y ágil.