En el mundo de los negocios, la planificación financiera siempre ha sido clave y siempre ha implicado anticipar costes futuros, volumen de ventas y otros factores, aunque con distintos márgenes de acierto. Pero antes de tomar medidas que ayuden a cuadrar las cuentas e impulsar el crecimiento, los directivos necesitan conocer con detalle la situación financiera de su empresa.
En el actual contexto empresarial, expuesto a continuos cambios, es más importante que nunca poder conocer en tiempo real y con tel mayor detalle posible la situación financiera de la empresa. Esta información permite adaptarse estratégicamente a los cambios políticos, económicos o tecnológicos que puedan afectar a la demanda o a los suministros. Por eso, “el 53 % de los directores financieros afirman que quieren aumentar su agilidad para adaptarse a la inestabilidad del entorno empresarial”.
En lugar de intentar predecir el futuro, ¿cómo podemos obtener información que nos ayude a lograr agilidad y resiliencia para nuestra empresa?
El valor de la información financiera en tiempos de incertidumbre
El término “planificación y análisis financieros” (FP&A, por sus siglas en inglés) hace referencia al conjunto de actividades relacionadas con la planificación, la previsión, la elaboración de presupuestos y el análisis de las finanzas empresariales. El objetivo es ofrecer una imagen precisa de la salud financiera de la organización. Este conjunto de actividades revelará aciertos y oportunidades que permitan obtener resultados positivos, así como indicios de estancamiento, pérdidas y riesgos, para que la dirección de la empresa pueda tomar decisiones fundadas respecto a la estrategia financiera y global de la empresa.
Sin embargo, si tenemos en cuenta el ritmo al que cambian las cosas hoy en día, no basta con fijar objetivos financieros y revisarlos de vez en cuando. Es imposible llevar a cabo una gestión financiera fiable y tomar decisiones con confianza cuando no se dispone de información en tiempo real que refleje las tendencias actuales y futuras. Los directivos deben ser capaces de diseñar y perfeccionar una visión estratégica que los ayude a mantener la estabilidad financiera, identificar prioridades, anticiparse a posibles desafíos, redoblar esfuerzos cuando corresponda y abandonar las actividades que no aporten valor.
Con un nivel avanzado de FP&A, no solo puedes tomar decisiones inmediatamente, sino también predecir su repercusión, elaborar modelos financieros y hacer previsiones para adaptarte a los cambios lo antes posible. Por ejemplo, si se espera un cambio económico inminente que aumentará el coste de los suministros, puede analizarse su impacto para modificar los precios y proteger así los márgenes de beneficio. De esta forma, es posible prepararse para este cambio con antelación, en lugar de tener que hacer frente a gastos adicionales inesperados.
Sin una estrategia FP&A robusta, las decisiones importantes se toman basándose en conjeturas y datos obsoletos. Esto retrasa el tiempo de reacción ante los cambios y, a su vez, aumenta el riesgo de que se produzcan alteraciones en los ingresos, los beneficios, el crecimiento y la opinión de los clientes. Además de tener que lidiar con factores externos, las empresas tendrán dificultades para adaptarse a los cambios en su ciclo financiero e identificar las estrategias financieras que mejor se adapten a las necesidades variables de una empresa en crecimiento. En pocas palabras, las actividades de FP&A son imprescindibles para mantener una buena salud financiera, ya que las informaciones basadas en datos en tiempo real permiten obtener la información adecuada justo cuando se necesita.
La incertidumbre, un reto para las actividades de FP&A
A pesar del indudable valor añadido que ofrecen las actividades de planificación y análisis financieros, muchas empresas tienen dificultades para obtener la información que necesitan para supervisar y adaptar adecuadamente su estrategia financiera e impulsar así sus resultados. Disponer de información y conocimientos fiables garantiza una planificación financiera eficaz y precisa. Sin embargo, esto resulta complicado cuando las herramientas de análisis de datos se enfrentan a silos de información que les impiden recopilar información interdepartamental y adaptarse a los rápidos cambios del mercado.
Obtener análisis relevantes, contextualizados, accionables y adaptables en tiempo real es todo un reto, ya que las actividades efectivas de FP&A requieren un conjunto de distintas capacidades. En primer lugar, es necesario recopilar y procesar todos los datos pertinentes para poder analizarlos. Después, los datos consolidados y verificados se usan en actividades de planificación y previsión para generar análisis y predicciones. Las capacidades predictivas permiten prever posibles respuestas alternativas y elegir la estrategia más eficaz durante el proceso de planificación.
Esto sirve de base para elaborar presupuestos en función de los ingresos previstos, el flujo de caja y los gastos futuros. Por último, los datos pueden analizarse para obtener más información sobre el rendimiento, lo que sirve de orientación a otros departamentos de la empresa, como los equipos de ventas y marketing. Si queremos que la información y los planes sean de actualidad para el contexto actual y el futuro, estos procesos de FP&A deben ser una actividad continua.
Aunque se están desarrollando nuevas tecnologías que mejoran la eficiencia y la exactitud de los análisis de datos, integrar nuevas capacidades en un sistema ya establecido supone un obstáculo para los avances. Pero, con la metodología y las herramientas adecuadas, este obstáculo puede superarse.
Herramientas y metodología para procesos FP&A fiables
Si aplican las prácticas de FP&A recomendadas y emplean las herramientas de procesamiento adecuadas, las empresas pueden aprovechar la inteligencia financiera para alcanzar sus objetivos a corto y largo plazo.
Metodología FP&A
Uno de los métodos más fiables para evaluar la salud financiera de una empresa es utilizar ratios financieros clave. Cuando los datos financieros se convierten en ratios fáciles de entender, resulta muy sencillo monitorizar la evolución de la salud financiera de la empresa a lo largo del tiempo. Este método se puede aplicar a varios periodos de tiempo para identificar tendencias significativas. También se puede utilizar para comparar fácilmente el rendimiento de la empresa con la media del sector y con sus principales competidores, a fin de comprender su situación financiera en su contexto.
Las empresas pueden elegir entre múltiples ratios financieros diferentes en función de su modelo de negocio, de la etapa del ciclo financiero y de sus objetivos. Por ejemplo, los ratios de liquidez miden la capacidad de una empresa para liquidar sus obligaciones financieras a corto y largo plazo. Los ratios de apalancamiento miden el nivel de deuda de la empresa, y los ratios de rentabilidad miden su capacidad para generar ingresos.
Tecnología FP&A
El procesamiento de grandes volúmenes de datos para obtener información detallada de calidad requiere un software FP&A avanzado con funciones que permitan ajustar la estrategia empresarial global según los acontecimientos externos y los resultados. El mejor software de FP&A combina tecnologías de vanguardia, incluidas soluciones basadas en la nube, inteligencia artificial (IA) y automatización para crear un sistema financiero capaz de gestionar las necesidades del contexto actual.
Las capacidades de SAP S/4HANA Cloud en cuestión de FP&A lo sitúan a la vanguardia del software financiero más avanzado, ya que combina prestaciones tecnológicas de alto nivel con facilidad de uso para producir resultados empresariales positivos.
- Entorno de nube: S/4HANA Cloud tiene prestaciones avanzadas. Se puede conectar fácilmente a fuentes de datos internas y externas para ofrecer una visión completa. El sistema no depende de la ubicación, por lo que es adecuado para los equipos distribuidos, las empresas globales y la colaboración con múltiples partners. Ofrece altos niveles de seguridad y permite una visibilidad multinivel para proteger los datos importantes. La nube es una solución escalable que se adapta al crecimiento de cada empresa manteniendo la rentabilidad.
- xP&A: las capacidades financieras de S/4HANA se ajustan al concepto de planificación y análisis ampliados (xP&A) de Gartner. Los procesos empresariales alojados en S/4HANA o conectados a través de integraciones de terceros pueden compartir datos para crear planes de crecimiento unificados basados en las actividades de planificación y análisis financieros. Esto permite definir una meta clara para toda la empresa. Un ejemplo de ello es la aplicación SAP Profitability and Performance Management, que procesa información y estrategias sobre el rendimiento y los beneficios de todos los departamentos.
- IA, aprendizaje automático y automatización: estas capacidades son la forma más eficaz de recopilar datos y procesarlos para identificar tendencias y elaborar previsiones y análisis predictivos, así como para comunicar conclusiones. Muchas acciones pueden automatizarse de principio a fin, desde la recopilación de datos hasta la generación de modelos e informes, lo que mejora la exactitud y la velocidad de los procesos FP&A. SAP Analytics Cloud automatiza la obtención de información a partir de los datos que se generan en todo el entorno SAP
Las capacidades avanzadas de planificación y análisis financieros son fundamentales para el éxito empresarial, ya que ofrecen la información necesaria para lograr estabilidad e impulsar el crecimiento respondiendo con agilidad a los cambios internos y externos. Dado que cada empresa tiene sus propias necesidades y objetivos, los directivos deben considerar cuidadosamente qué herramientas y metodologías son las más adecuadas para garantizar el éxito financiero. NTT DATA es partner SAP y líder en transformación digital de sistemas empresariales esenciales. Ponemos a tu disposición todos nuestros conocimientos y experiencia para ayudarte a definir tu infraestructura de FP&A