El cliente
El cliente, la Intervención General de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, es el órgano oficial de control encargado de la fiscalización del gasto público regional y de la dirección y gestión de la contabilidad pública.
La misión general de la Intervención General es fortalecer y mejorar todos los procesos administrativos y la gestión económica del sector público regional para que funcione bajo los principios de legalidad, eficacia, eficiencia y transparencia.
El desafío
En la fase inicial del proyecto, NTT DATA identificó todas las funciones y necesidades del cliente, así como los posibles casos de uso en los que Inteligencia Artificial (IA) podría utilizarse para mejorar su trabajo. Se identificaron varios retos generales, entre ellos los siguientes:
Gran cantidad de recursos humanos dedicados a tareas repetitivas que podrían automatizarse mediante la auto-matización de procesos robóticos (RPA) u otras tecnologías similares.
Control interno basado en registros de gastos individua-les ex-ante, en los que se analizaba cada contrato menor de forma individual, en lugar de hacerse una evaluación global ex-post de la gestión del gasto público. Esto inclu-ye más de 15.000 contratos en un solo año.
Recursos humanos que carecen de conocimientos cuantitativos y de programación.
Falta de uso de fuentes de big data que podrían estar disponibles para fines de auditoría y falta de herramientas para explorar resúmenes de datos y relaciones que permitan el cruce de datos de diferentes fuentes. Esto hace que sea difícil tener una visión general de todos los contratos menores y las prácticas.
El proyecto
Se propuso la creación de un cuadro de mando capaz de monitorizar la contratación pública de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha, que incluyera un análisis descriptivo específico de la gestión general y el uso de los contratos menores.
También se propuso un modelo de IA para detectar la similitud de los contratos menores facilitando la identificación de eventuales fraccionamientos innecesarios en contratos menores.
Este cuadro de mando permite al cliente cambiar su organización interna y pasar de un control ex-ante de los contratos menores a un control ex-post y basado en datos. El cliente necesitaba una solución que satisface sus necesidades tecnológicas específicas y un socio que ejecutará el proyecto desde la fase de descubrimiento hasta la implementación, integración y lanzamiento.
El resultado
Con la implantación de Datalaia, la Intervención General ha logrado un salto cualitativo en dos frentes clave:
Una visión general completa y precisa de todas las solicitudes de gestión de contratos que necesitan ser auditadas y controladas a través del nuevo cuadro de mandos
La Intervención General señaló las siguientes mejoras potenciales en su funcionamiento interno:
- Fácil detección de cualquier similitud entre contratos menores a través del nuevo tablero de mandos y el sistema de alertas.
- El nuevo cuadro de mando intuitivo, centraliza y monitoriza todos los procesos de contratación pública en una única herramienta (licitaciones y contratos menores).
- El análisis comparativo de la distribución del volumen de contratos e importes por diversas características y la evolución mensual y anual desagregada por departamentos de la Administración, órganos de contratación y empresas adjudicatarias tiene un impacto positivo y un aumento de la productividad en la forma en que los auditores públicos controlan la contratación pública.
- El seguimiento a nivel macro y micro de las licitaciones y los contratos menores permite la búsqueda de contratos concretos para un análisis más detallado.
- El modelo de aprendizaje automático creado para detectar similitudes entre los contratos menores facilita la comprensión de la división de las prácticas de los contratos menores y la identificación de posibles áreas de riesgo.
- El cuadro de mandos proporciona una herramienta para evitar las malas prácticas en el futuro mediante informes y comunicaciones con las unidades de contratación.
