La pandemia originada por el COVID-19 provocó una situación de emergencia sanitaria, económica y social sin precedentes. La paralización de la actividad económica afectó especialmente a empresas y trabajadores autónomos, lo cual empujó a los diferentes gobiernos a aprobar programas de ayuda para sostener el tejido económico y reforzar la solvencia del sector privado.
En el caso de España las medidas de apoyo se articularon a través de la denominada Línea Covid, financiada en el caso de la Comunidad de Madrid conjuntamente entre el Gobierno central y el Gobierno regional, con un importe total de 899,2 millones de euros. Su gestión se encomendó a la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid conocida como Madrid Digital, que es una agencia pública responsable de las tecnologías de información y comunicación del Gobierno regional.
El desafío
Con el objetivo de facilitar la concesión de las ayudas que oscilan entre 3.000 y 200.000 euros, NTT DATA fue adjudicatario del proyecto de automatización de los procesos necesarios para acelerar su resolución en todas las fases de tramitación, desde que se solicita la ayuda hasta que se recibe el importe adjudicado. Se trata de un procedimiento de gran complejidad ya que exige múltiples controles y verificaciones de documentación a fin de garantizar que la concesión de ayudas se realiza de manera correcta y dentro de los plazos previstos.
La solución
Para conseguirlo se despliega la plataforma Clonika poniendo al servicio de Madrid Digital la capacidad robótica proporcionada por SS&C Blue Prism, líder de mercado de automatización RPA. La operativa habitual consiste en que la plataforma de automatización contacta con la aplicación interna de gestión de trámites de Madrid Digital para recoger los expedientes en curso, y después realiza o completa las tareas pendientes e incorpora la documentación al expediente hasta su resolución final.
El resultado
El modelo operativo implantado en el proyecto de Madrid Digital es fácilmente replicable en otras administraciones gracias a que la plataforma es muy sencilla de integrar en cualquier entorno tecnológico. En el caso de la Comunidad de Madrid la plataforma se comunica de forma segura siguiendo los estándares definidos por los departamentos de seguridad, además se han desarrollado una serie de componentes comunes reutilizables para interactuar con los distintos sistemas tanto dependientes de Madrid Digital como externos. Cualquier consejería u organismo de la región puede beneficiarse inmediatamente de los servicios de la plataforma tecnológica de NTT DATA para sus proyectos de automatización.
Por otra parte, la experiencia de Madrid Digital ha demostrado que la robotización de procesos es una ventaja competitiva para las Administraciones Públicas. Automatizar tareas rutinarias que permitan ahorrar tiempo y esfuerzos a los funcionarios públicos liberando además recursos para acometer otros proyectos de mayor valor añadido, se traduce en un mejor servicio y ventajas para los ciudadanos
